Come funziona la Posta Elettronica Certificata (PEC)

Il funzionamento del servizio, tra utenti di posta certificata, prevede le seguenti fasi: Invio, Ricezione, Invio della Ricevuta di avvenuta consegna.

Invio
Quando il mittente invia un messaggio da una casella PEC ad un’altra casella PEC, il messaggio viene raccolto dal gestore del dominio certificato del mittente (punto di accesso) che lo racchiude in una busta di trasporto e vi applica una firma elettronica in modo da garantirne la provenienza e l’inalterabilità. Il server di posta certificata del mittente invia una ricevuta di accettazione, con la quale conferma al mittente stesso che il suo messaggio è stato accettato dal sistema, ad una data e ora specifiche.
A questo punto il gestore del mittente inoltra il messaggio al gestore PEC di destinazione che verifica la firma e lo consegna al destinatario.

Ricezione
Il messaggio è ricevuto dal punto di ricezione che effettua i controlli sulla provenienza e la correttezza del messaggio. In particolare viene verificata l’esistenza e la validità della firma del gestore che ha consegnato il messaggio del mittente. Se le verifiche sono positive il punto di ricezione emette una ricevuta di presa in carico verso il gestore mittente e provvede ad inoltrare il messaggio ricevuto verso il PUNTO DI CONSEGNA.

Invio della Ricevuta di avvenuta consegna
Quando il messaggio di trasporto è stato consegnato al PUNTO DI CONSEGNA, questo emette ed invia al mittente una Ricevuta di Avvenuta Consegna, che conferma al mittente che il suo messaggio è stato effettivamente consegnato al destinatario specificato, certificando la data e l’ora dell’evento.
L’emissione della ricevuta di avvenuta consegna avviene contestualmente alla disponibilità del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario, indipendentemente dalla lettura da parte del destinatario stesso.
La Certificazione consiste nella conferma al mittente da parte del gestore di posta dell’avvenuto invio del messaggio (e degli eventuali documenti allegati) tramite la Ricevuta di Accettazione, che costituisce la prova legale della spedizione effettuata.
Nello stesso modo, quando il messaggio arriva al destinatario, il gestore invia al mittente la Ricevuta di avvenuta Consegna, indicando esattamente sia la data che l’ora.

IMPORTANTE: nel caso in cui il mittente perda le ricevute, può risalire alle indicazioni sulle operazioni svolte. Tutte le “tracce” vengono infatti conservate per legge per un periodo di 30 mesi e possono essere riprodotte, assumendo lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse.

Cosa sono i Dati di Certificazione?
I dati, quali ad esempio data e ora di invio, mittente, destinatario, oggetto identificativo del messaggio, che descrivono l’invio del messaggio originale e sono certificati dal gestore di Posta Elettronica Certificata del mittente; tali dati sono inseriti nelle varie ricevute e sono trasferiti al titolare destinatario insieme al messaggio originale per mezzo di una busta di trasporto.